Guide inför DIF Fotbolls årsmöte på onsdag

Dela gärna!

Läs det här och kom på årsmötet på onsdag.

Tycker du att årsmötet är en komplicerad historia där ett gäng gubbar rabblar svåra ord i förbestämd ordning? Upplever du att det inte går att använda din föreningsdemokratiska rättighet eftersom du ändå inte vet vad du ska rösta på? Eller ens när du ska rösta?

Du är långt från ensam.

Föreningsdemokratin är grundpelaren i allt som rör Djurgården Fotboll och Djurgården Hockey. Så länge för få tar sig tid att närvara framförallt på årsmötet (men även de medlemsmöten som arrangeras ett par gånger per år) så blir aldrig demokratin representativ för medlemmarna. Det många tycks glömma är att det är en rättigheten att rösta men av det följer även en skyldighet att sätta sig in i föreningens verksamhet och de beslut som fattas. Inte minst när det gäller att närvara när föreningens högsta beslutande organ (”den högsta chefen”) samlas – det vill säga årsmötet.

Å andra sidan kanske det inte är så konstigt om man inte känner sig bekväm i vilken turordningen frågorna tas eller ens vet vilka rättigheter man har som medlem. Så nu ska vi försöka reda ut begreppen.

Glöm inte bort att pålästa och kunniga medlemmar är den största tillgången en förening kan ha!

Årsmötesguiden för Djurgården Fotboll:

Enligt stadgarna skall en kallelse, det vill säga en mötesinbjudan, till årsmötet läggas ut på ”föreningens hemsida” (www.DIF.se) minst 4 veckor före årsmötet som även måste genomföras senast 5 månader efter avslutat räkenskapsår. Räkenskapsår är ett krångligt ord som ofta återkommer på årsmöten men det är egentligen mycket enkelt, inte minst i Djurgården Fotbolls fall. Ett räkenskapsår är de 12 månader som föreningen räknar sin ekonomiska verksamhet inom, i detta specifika fall sammanfaller räkenskapsår med kalenderår. Så ett år i kalendern är ett räkenskapsår i Djurgården Fotboll.

Från och med nu kommer vi gå igenom årsmötet i kronologisk ordning, i den ordning de olika sakerna som ska beslutas av årsmötet kommer i.

1. fastställande av röstlängd för mötet

Förklaring: Det är ganska enkelt – hur många medlemmar är på plats och röstberättigade? Det avgörs genom att du prickas av mot en lista när du kommer in genom dörren. Detta måste inte vara klart i början av årsmötet, men måste vara klart om votering sker.
Votering är nästa krångliga ord och betyder omröstning. Omröstning på ett årsmöte sker när de röstberättigade inte är överens och det inte går att avgöra vad som är majoritet. Det kan ske genom t.ex. handuppräckning eller genom att skriva sin röst på lappar.

2. fråga om mötets behöriga utlysande

Förklaring: Har inbjudan till årsmötet kommit enligt det som beskrivs ovan (fyra veckor före själva mötet och inte senare än fem månader efter årsskiftet)? Vanligtvis är det en av revisorerna (se förklaring senare) eller föreningens ordförande som avhandlar de två första punkterna.

3. fastställande av dagordning

Förklaring: Dagordning är den ordning som de frågor som enligt stadgarna (som i princip är föreningens egen lag) skall behandlas på ett årsmöte. Så här långt är årsmötesdeltagarnas (det vill säga medlemmarnas) enda uppgift att lyssna eller vid en fråga instämma med ett ”JA!” eller ett ”NEJ!” om man inte upplever att något är direkt fel (vilket nästan aldrig händer).

4. val av ordförande för mötet

Förklaring: Medlemmarna väljer här en ordförande för mötet, inte för föreningen. Mötesordförandens uppgift är att ta årsmötet genom alla de punkter som måste gås igenom enligt stadgarna. Vilken medlem som helst får nominera (föreslå) vilken annan närvarande medlem som helst som årsmötesordförande. Därefter godkänner årsmötet den, oftast ensamma, kandidaten (den som föreslagits) eller voterar (röstar) på de kandidater som föreslagits av årsmötet.

5. val av sekreterare för mötet

Förklaring: Utöver en årsmötesordförande skall det finnas en sekreterare som ansvarar för att skriva protokoll, i korta ord – en person som antecknar allt som beslutas och som sedan sammanfattas i ett protokoll (en sammanfattning) för publicering på hemsidan. Precis som för ordföranden kan vem som helst som närvarar på årsmötet nomineras till posten av vem som helst som närvarar.

6. val av två justeringsmän att jämte ordföranden justera protokollet

Förklaring: Justeringsmän betyder att de dubbelkollar och om nödvändigt kommer med förslag på ändringar eller tillägg till sekreterarens protokoll. De ansvarar även för rösträkning om det blir en votering. Även här kan vem som helst väljas och nomineras så länge de är medlemmar och närvarar vid årsmötet.

7. föredragning av styrelsens verksamhetsberättelse med resultat- och balansräkning för det gångna verksamhetsåret

Förklaring: Många svåra ord här, men det är egentligen inte svårare än att t.ex. föreningens ordförande, ofta tillsammans eller med hjälp av t.ex. VD och Sportchef, går igenom årets verksamhet – hur har det gått för A-laget (sportsligt, spelarköp och sälj, har det gått enligt planerna osv), ungdomsfotbollen, damlaget etc. I korta ordalag: vad har föreningen gjort under året? Detta är endast kort information och brukar kompletteras med mer omfattande information i en så kallad ”verksamhetsberättelse” som kan fås i pappersformat i entrén när du kommer till årsmötet.

8. föredragning av revisorernas berättelse för det gångna verksamhetsåret

Förklaring: Revisorerna är två personer som är särskilt kunniga i ekonomi. Deras jobb är att granska alla kostnader och pengar vi tjänar för att vi som medlemmar ska kunna vara säkra på att allt gått rätt till under senaste verksamhetsåret. Revisorerna går in mer på detalj var vi tjänat pengar, vad som kostat pengar och slutligen om föreningen går med plus eller minus. Även detta är bara för medlemmarnas information för att senare kunna ta beslut i kommande frågor.

9. fastställande av balans- och resultaträkningen

Förklaring: Årsmötet som utgörs av medlemmarna, måste bestämma om de anser att de siffror som presenteras i verksamhetsberättelsen och i revisorernas berättelse av verksamhetsåret tycks vara korrekta. Det är ett nästan omöjligt beslut att fatta och är därför av mer ceremoniell karaktär (alltså, för att det är tradition att göra på detta sätt, skulle något vara fel eller brottsligt så kommer ändringar ändå kunna göras i efterhand). Årsmötet svarar unisont ”JA!” (eller ”NEJ!”) när årsmötesordföranden frågar om balans- och resultaträkningen kan fastställas.

10. fråga om ansvarsfrihet för styrelsen

Förklaring: Ansvarsfrihet för styrelsen är ett ganska komplicerat begrepp som man egentligen behöver fördjupa sig i mer än vad som enkelt kan förklaras här. Kort förklaring: styrelsens ordförande och ledamöter är personligt ansvariga för verksamheten som föreningen har. Om årsmötet anser att styrelsen i föreningen inte skött föreningen på bästa tänkbara sätt och medvetet eller omedvetet genom oaktsamhet (att inte ta tillräckligt stort ansvar) skadat föreningen så ska de också hållas ansvariga för det. Om årsmötet beviljar styrelsen ansvarsfrihet (vilket är det normala om inga väldigt särskilda saker skett under året eller kommer fram under verksamhetsberättelsen eller räkenskapsåret från revisorerna) så hålls inte styrelsen längre ansvarig. I normala fall beslutas detta genom ett enhälligt ”JA!” från årsmötet när mötesordföranden frågar om ansvarsfrihet kan beviljas. Om ansvarsfrihet ej beviljas brukar diskussion följa om varför och vilka utredningar som skall göras.

11. val av föreningsordförande för en tid av ett år

Förklaring: Föreningens ordförande väljs alltid på ett år i taget. Här tar valberedningen till orda och nominerar sin kandidat. Om valberedningens funktion återkommer vi till nedan. Här står det fritt för en medlem att nominera vilken annan medlem som helst till föreningens ordförande om man inte håller med i valberedningens förslag. Det vanligaste är att valberedningens förslag enhälligt accepteras av årsmötet med ett rungande och unisont ”JA!”. Om inte följer votering och vanligtvis så även debatt och förtydligande av kandidaterna.

12. val av minst 2 styrelseledamöter för en tid av två år

Utöver ordföranden så skall styrelsen bestå av minst fyra ledamöter och maximalt två suppleanter (som betyder ungefär reserver). I valberedningens arbete ingår att planera så att två styrelseledamöters mandat (tid de valts att sitta i styrelsen) går ut vid varje årsmöte. Stadgarna säger tydligt att minst två ledamöter skall väljas in varje år.

Valberedningen tar här till orda och nominerar sina kandidater. Kandidaterna får ofta, efter valberedningens presentation, närmare förklara vilka de är om de inte är kända sedan tidigare eftersom de t.ex. skall väljas om för att sitta en ny mandatperiod.
Här har årsmötet, precis som tidigare, rätt att föreslår andra kandidater om man inte är nöjd alternativt föreslå ytterligare kandidater utöver valberedningens förslag.

Är årsmötet tillfreds med valberedningens förslag ges bifall (ett ja helt enkelt) enligt tidigare med unisont och rungande ”JA!”. Om inte så följer debatt och sannolikt även votering om ingen kandidatur dras tillbaka.

13. val i förekommande fall av styrelsesuppleanter för en tid av ett år

Förklaring: Om valberedningen anser det nödvändigt att ha med suppleanter, reserver om t.ex. en styrelsemedlem skulle bli sjuk eller liknande, så föreslås de här. Även här kan årsmötet föreslå egna kandidater. Detta är vanligast i en liten styrelse där man vill säkerställa att styrelsen har beslutsrätt enligt stadgarna vid bortfall av ledamöter, utan att behöva kalla till extra årsmöte för att välja in ytterligare ledamöter i styrelsen.

14. val av minst 3 ledamöter i en valberedning varav en sammankallande som ska fungera till och med nästa årsmöte

Förklaring: Valberedningen skall enligt stadgarna bestå av minst tre personer varav en skall fungera som ordförande. Valberedningens uppdrag kan enklast förklaras med att de ska granska styrelsens arbete och genom nära dialog med både medlemmar och styrelse försöka se vilka områden som behöver förbättras till nästa årsmöte och vilka personer som skulle kunna bidra med denna förbättring. Valberedningens medlemmar nomineras varje år av årsmötet och väljs av densamma. Vilken på årsmötet närvarande medlem som helst får nominera vilken medlem som helst till en post. Om årsmötet inte är överens om kandidaterna så sker en diskussion och därefter votering om inga kandidaturer årtas.

15. val av minst två revisorer och en revisorssuppleant för en tid av ett år

Förklaring: Det är precis vad det låter som – revisorer för innestående år skall väljas. Årsmötet får fritt nominera dessa revisorer och processen är precis densamma som vid t.ex. val av valberedning.

16. fastställande av medlemsavgifter

Förklaring: Varje år så beslutar årsmötet om att behålla eller förändra medlemsavgifterna. Om förslag på ändringar är att vänta har detta vanligtvis föregåtts av diskussion eller motiveringar. Om förslag på ändringar inkommer på årsmötet följs de vanligtvis av diskussion och därefter votering.

17. ärenden föreslagna av styrelsen

Förklaring: om styrelsen har förslag på ändringar i stadgar eller liknande så behandlas det här. Utvald representant för styrelsen förklarar deras förslag som därefter normalt följs av debatt och frågestund. Årsmötet tar därefter ställning genom votering.

18. motioner, som senast tre veckor före föreningens årsmöte inkommit till styrelsen från enskild medlem, jämte styrelsens yttrande

Förklaring: senast tre veckor före årsmötet får alla medlemmar skicka in förslag på t.ex. stadgeändringar, praxis och processer (t.ex. hur styrelsen skall kommunicera med medlemmarna under året) eller saker som rör den dagliga verksamheten (som t.ex. frågan om takets vara eller icke vara under våra matcher på Stockholmsarenan). Styrelsen och föreningen är skyldiga att efterleva eventuella beslut baserade på förslaget till punkt och pricka.
Styrelsen svarar sedan årsmötet med sina åsikter kring förslaget och yrkar därefter på bifall eller avslag (rekommenderar om förslaget skall sägas ja eller nej till).

Därefter får årsmötet rösta om de vill gå på styrelsens linje eller ej.

19. övriga frågor, som dock ej kan föranleda annat beslut än ett överlämnande till styrelsen.

Förklaring: Nu får årsmötet ställa frågor eller framföra synpunkter till föreningen och främst styrelsen som inte kräver ett beslut men som kan resultera i t.ex. en utredning eller något som tåls att tänkas på. Här kan även medlemmar ställa frågor som dyk upp under det gångna årsmötet eller sedan de senaste medlemsmötet.

20. Mötet avslutas.

Förklaring: när alla frågor avhandlats och inga medlemmar längre har några kvarstående frågor så avslutas mötet av årsmötesordföranden. Oftast följt av en applåd varpå lokalen töms.

Så nu är du väl förbered inför årsmötet nu på onsdag 4/3 klockan 18.00 i Aulan på GIH (den stora byggnaden i backen bakom Klocktornet).

För dig som vill fördjupa dig ytterligare kommer ett par intressanta länkar nedan: